Wirtschaftsunternehmen schließen im Laufe einer bestimmten Zeit eine Menge Geschäfte mit anderen Ländern ab. Viele Waren gehen hin und her, werden verkauft oder eingekauft. Das können Autos sein, Maschinen, Öl, wertvolles Holz und andere Rohstoffe. Es wird sehr viel Geld für die Waren gezahlt, die nach Deutschland geliefert werden und auch viel Geld eingenommen für Waren, die verkauft werden. Alle diese Zahlungen werden wie bei Geschäftsleuten in einer ordentlichen Bilanz (Übersicht) aufgeschrieben, das heißt, links steht das, was man einnimmt und rechts stehen die Zahlungen, die geleistet werden. Nach dem Zusammenrechnen steht unterm Strich, ob Geld in dieser Zeit übrig geblieben ist oder ob für das Land noch Schulden offen stehen.

Was hier mit dem Austausch von Waren beschrieben wurde, ist nur ein Teil der Zahlungsbilanz eines Staates und heißt "Handelsbilanz". Zur Zahlungsbilanz rechnet man aber auch noch andere Bilanzen. Zum Beispiel gehört die Dienstleistungsbilanz dazu, in der die Leistungen im Reiseverkehr, im Transport- oder Telekommunikationswesen erfasst werden, welche die Staaten gegenseitig erbringen und bezahlen.
Eine Reihe von verschiedenen Posten, mit denen sich die Spezialisten beschäftigen, wird in der monatlichen, halbjährlichen oder jährlichen Zahlungsbilanz aufgeführt. Auf jeden Fall kann kann man am Ende eines bestimmten Zeitraumes, wenn alles zusammen gerechnet ist und gegenüber gestellt wurde, sehen, ob ein Land in seiner Bilanz im Minus oder im Plus steht.